OutSite is een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke tool voor de buitendienstmedewerker. OutSite maakt gebruik van een eenvoudige en snelle uitwisseling van gegevens met het backoffice systeem. De gegevens worden in het formaat van het backoffice systeem verzameld, waardoor deze gegevens snel worden geïmplementeerd.
OutSite in 4 stappen:
1 Backoffice
Bij de meeste bedrijven is de backoffice goed geregeld. Daar is het informatiesysteem waarin gegevens worden vastgelegd en worden geanalyseerd. Het verzamelen van de gegevens gaat echter veelal met behulp van papieren formulieren of met Excel, omdat de backoffice geen goede mogelijkheid voor de collectie van data bevat. OutSite komt hieraan tegemoet en breidt het backoffice systeem uit met ‘gecontroleerde datacollectie op locatie’.
2 Outsite
Eerst worden in het pc-gedeelte van OutSite, OutSite Office, gegevens en gegevensdefinities uit het backoffice systeem benaderd. Dit kan via de database van het backoffice systeem of via een exportfile met gegevens en gegevensdefinities uit de backoffice. Doordat ook de gegevensdefinities worden betrokken in OutSite, kan op de PDA gecontroleerd worden of de waarnemingen voldoen aan de eisen en standaarden van de backoffice database. Met de gegevens uit het backoffice systeem kan de gebruiker van OutSite Office gemakkelijk formulieren bij elkaar klikken. De gebruiker selecteert de juiste gegevens uit de database, zorgt voor de juiste volgorde en formaat op het formulier en kan eventueel aanvullende beperkingen aanbrengen. Tenslotte stuurt de gebruiker het formulier naar de PDA.
3 Outsite Field
Het PDA gedeelte van OutSite, Outsite Field, werkt op iedere PDA met Microsoft Pocket PC. De communicatie tussen OutSite Field en Outsite Office, dus tussen de PDA en de PC, kan op verschillende manieren, zoals via usb, bluetooth of GPRS. De wijze van communicatie is afhankelijk van de werkwijze binnen het bedrijf. Wanneer de (nieuwe) formulieren vanuit Outsite Office zijn ontvangen op de PDA, selecteert de gebruiker van Outsite Field het formulier waarop registraties moeten worden vastgelegd. Registratie van gegevens wordt de gebruiker eenvoudig gemaakt. Zo kan gebruik gemaakt worden van een barcodelezer, een koppeling met een weegschaal of een ander meetinstrument. Bij de vastlegging controleert OutSite Field volgens dezelfde beperkingen als het backoffice systeem.
4 Outsite
Terugkoppeling naar het backoffice systeem Nadat de gebruiker het formulier heeft afgesloten kan het ingevulde formulier worden opgeroepen in OutSite Office en worden doorgestuurd naar het backoffice systeem. Door het gebruik van dezelfde standaarden voor de formulieren in het veld als op kantoor, levert OutSite u winst met registratie op locatie. Overtypen en foute invoer van de gegevens uit het veld zijn verleden tijd!
Download files: